L’externalisation comptable est aujourd’hui une solution prisée par de nombreuses entreprises françaises, notamment les TPE, PME et startups, à la recherche d’une gestion plus souple, plus experte et souvent plus économique de leur comptabilité. Cependant, mal encadrée, cette démarche peut entraîner des erreurs, des manquements réglementaires, voire des sanctions fiscales, sociales ou pénales.
Alors, comment externaliser sa comptabilité en France en toute légalité, en sécurité, et sans courir de risques ? Voici un guide complet pour externaliser efficacement tout en respectant scrupuleusement les obligations légales.
✅ 1. Externaliser à un Expert-Comptable Inscrit à l’Ordre
Le premier critère fondamental est le respect de la loi française encadrant l’exercice de la comptabilité.
📌 Ce que dit la loi :
Seuls les experts-comptables inscrits à l’Ordre des Experts-Comptables (OEC) peuvent légalement tenir la comptabilité pour le compte d’un tiers (ordonnance du 19 septembre 1945). Toute externalisation à une structure non agréée peut être assimilée à de l’exercice illégal de la profession, passible de sanctions pénales.
✅ À faire :
-
Vérifiez l’inscription du prestataire sur le site officiel : prestations-deleguees
-
Fuyez les offres de “freelances comptables” non certifiés.
📄 2. Établir un Contrat de Mission Clair et Conforme
Le contrat de mission est un document obligatoire qui définit les contours de la relation entre l’entreprise et l’expert-comptable.
Le contrat doit inclure :
-
Les tâches confiées (tenue, révision, bilan, déclarations fiscales, etc.)
-
La répartition des responsabilités,
-
Les modalités de transmission des pièces,
-
Le planning d’exécution,
-
Les obligations de confidentialité et de sécurité.
Sans ce contrat, en cas de contrôle, votre entreprise peut être tenue responsable d’erreurs commises par le prestataire.
🔐 3. Assurer la Protection des Données Comptables et Personnelles
En externalisant votre comptabilité, vous transmettez des données sensibles (clients, fournisseurs, salaires, coordonnées bancaires). Ces données doivent être protégées conformément au RGPD.
Risques encourus en cas de non-respect :
-
Amendes administratives (jusqu’à 4 % du CA mondial),
-
Atteinte à la réputation,
-
Litiges avec vos clients ou employés.
Ce qu’il faut vérifier chez votre prestataire :
-
Utilisation de serveurs sécurisés (de préférence en Europe),
-
Politique de confidentialité et contrat de sous-traitance RGPD,
-
Chiffrement des données et accès restreint.
⚙️ 4. S’assurer que les Logiciels Utilisés sont Conformes
La loi française impose l’usage de logiciels comptables certifiés conformes à la loi anti-fraude à la TVA (article 88 de la loi de finances 2016).
Pour éviter les sanctions fiscales :
-
Vérifiez que le prestataire utilise des outils conformes et à jour,
-
Privilégiez les logiciels certifiés NF203 ou équivalents.
📅 5. Respecter les Délais Fiscaux et Sociaux
En externalisant, vous conservez la responsabilité légale du respect des obligations fiscales (TVA, IS, etc.) et sociales (déclarations Urssaf, paie).
Bonnes pratiques :
-
Fixez un planning clair avec le prestataire,
-
Exigez des preuves d’envoi ou des accusés de réception,
-
Mettez en place un système de suivi des échéances.
⚠️ À noter : Si le prestataire commet une erreur ou un retard, vous en restez responsable vis-à-vis de l’administration.
🧾 6. Conserver l’Accès et la Propriété de Vos Données
L’externalisation ne signifie pas abandonner le contrôle.
Pour éviter les litiges :
-
Gardez un double de tous les documents transmis,
-
Assurez-vous que vous avez accès aux fichiers comptables,
-
Demandez des sauvegardes régulières.
➡️ Astuce : privilégiez les solutions avec espace client sécurisé en ligne.
📈 7. Prévoir une Clause de Sortie en Cas de Changement de Prestataire
Un prestataire conforme inclura dans son contrat les conditions de transfert des données et de collaboration en fin de mission. Sans cette clause, la récupération de vos données peut être difficile, voire bloquée.
✨ Conclusion : Externaliser sans Risques, c’est Possible !
Externaliser votre comptabilité en France peut apporter d’énormes bénéfices : gain de temps, expertise, économies. Mais cela implique aussi de respecter des règles strictes pour éviter toute sanction.
Pour une externalisation comptable sécurisée :
-
Collaborez uniquement avec un expert-comptable agréé,
-
Exigez un contrat conforme,
-
Assurez la sécurité juridique et informatique des données,
-
Conservez toujours une vision claire et un contrôle sur les échéances.
En suivant ces étapes, vous profiterez d’une externalisation sereine, conforme et performante.
Si vous cherchez un prestataire de sous traitance expertise comptable, on vous propose notre grand cabinet : prestation delegués basé en france, capable de vous offrir son meilleure service de qualité.